BMA-Vertretertagung: Neues Format zum Dialog

Unser internationales Sales-Team trifft sich online

Als weltweit tätiges Unternehmen ist BMA auf die Unterstützung seiner internationalen Mitarbeiter angewiesen. Um die gute Zusammenarbeit zu gewährleisten, findet jedes Jahr eine mehrtägige Tagung mit dem kompletten Sales-Team statt. Im Vordergrund stand auch dieses Mal das Networking – wenn auch in anderer Form. 

 

Pandemie stoppt Pläne 

Auch im Jahr 2020 stand die Tagung auf der Agenda. Die Einladungen waren verschickt, das Veranstaltungshotel gebucht und die Themen festgelegt – doch durch die Corona-Pandemie wurden alle Pläne über den Haufen geworfen. Schnell war klar: Um die Gesundheit unseres Teams zu schützen, wird es eine Vor-Ort-Veranstaltung nicht geben. Komplett verzichten auf diese wichtige Veranstaltung wollten wir auf keinen Fall. Also entschieden wir uns, die Tagung online stattfinden zu lassen. Microsoft Teams diente dafür als Grundlage. Mit dem Tool konnte BMA bereits erfolgreich Webinare und Online-Schulungen mit externen Teilnehmern durchführen. Kurzerhand legten wir einen Vormittags- und einen Nachmittagstermin fest. So behielten wir die Zeitverschiebung im Blick und sorgten dafür, dass unsere Kolleginnen und Kollegen zu einer menschenfreundlichen Uhrzeit den Vorträgen und Diskussionen lauschen konnten.  

Auf Nummer sicher 

Um die in Deutschland geltenden Hygienevorschriften einzuhalten, sollte die Tagung in einem Braunschweiger Hotel stattfinden, wo alle Sales-Mitarbeiter unseres Standorts Braunschweig mit dem gebotenen Abstand beisammen sein konnten. Vorab veranstalteten wir mehrere Test-Meetings. So stellten wir sicher, dass wirklich jeder Zugang zum digitalen Meeting-Raum findet, und erläuterten die wichtigsten Funktionalitäten von Microsoft Teams. Bereits am Vortag wurde mit Hilfe eines Dienstleisters das technische Equipment im Hotel aufgebaut. Am folgenden Tag stieg dann die Spannung: Wird die Technik einwandfrei funktionieren und werden alle Mitarbeiter teilnehmen können? Schaffen wir es trotz der räumlichen Trennung, einen Dialog entstehen zu lassen? Die Antwort lautet: Ja, alles ging gut. Um den Zuhörern genug Raum für Fragen und Diskussionen zu geben, wurde nach jedem Vortrag Zeit dafür eingeräumt. Diese Möglichkeit wurde dankbar angenommen. Nachdem die Vormittagsrunde mit den Teilnehmern aus dem asiatischen Raum abgeschlossen war, folgten am Nachmittag die Kollegen aus Europa, Afrika und Amerika. Die Inhalte waren dieselben, die Fragen und Diskussionen unterschieden sich aber erheblich. Der Grund dafür sind vor allem die unterschiedlichen Ansprüche der Märkte in den jeweiligen Regionen.  

Online-Tagung hat auch Vorteile  

Unsere Erfahrung aus dieser Tagung: Online-Videokonferenzen tragen dazu bei, Besprechungen effizienter zu gestalten. Sie sind mit geringem Aufwand möglich, da die Kollegen nicht aus allen Ecken der Welt nach Braunschweig anreisen müssen. Auch wird CO₂ eingespart, das die Flüge verursachen, und es gibt viel Potenzial, die Kosten zu senken. Selbstverständlich ist der Erfolg der Tagung davon abhängig, dass die virtuelle Lösung gut funktioniert. 

Zugriff überall und jederzeit 

Von Vorteil ist, dass wir alle Vorträge unserer digitalen Vertretertagung aufgezeichnet und in Microsoft Sharepoint intern zur Verfügung gestellt haben. Dadurch kann jederzeit und von jedem Ort der Welt auf die Aufnahmen zugegriffen werden. Gemeinsam mit den PowerPoint-Präsentationen entsteht eine multimediale Wissensdatenbank. 

Wir freuen uns auf echte Begegnungen 

Online-Konferenzen werden aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sein. Gerade in Zeiten von Reiseeinschränkungen bilden sie eine wichtige Basis, um mit Kollegen, Partnern und Kunden weltweit in Kontakt zu bleiben. Die Flexibilität ist hoch, die Kosten bleiben gering. Unsere nächste Vertretertagung wird wieder digital sein. Trotzdem freuen wir uns auf den Zeitpunkt, an dem wir uns wieder persönlich zum Gespräch und Austausch treffen dürfen. Als weltweit tätiges Unternehmen ist BMA auf die Unterstützung seiner internationalen Mitarbeiter angewiesen. Um die gute Zusammenarbeit zu gewährleisten, findet jedes Jahr eine mehrtägige Tagung mit dem kompletten Sales-Team statt. Im Vordergrund stand auch dieses Mal das Networking – wenn auch in anderer Form. 

 

Pandemie stoppt Pläne 

Auch im Jahr 2020 stand die Tagung auf der Agenda. Die Einladungen waren verschickt, das Veranstaltungshotel gebucht und die Themen festgelegt – doch durch die Corona-Pandemie wurden alle Pläne über den Haufen geworfen. Schnell war klar: Um die Gesundheit unseres Teams zu schützen, wird es eine Vor-Ort-Veranstaltung nicht geben. Komplett verzichten auf diese wichtige Veranstaltung wollten wir auf keinen Fall. Also entschieden wir uns, die Tagung online stattfinden zu lassen. Microsoft Teams diente dafür als Grundlage. Mit dem Tool konnte BMA bereits erfolgreich Webinare und Online-Schulungen mit externen Teilnehmern durchführen. Kurzerhand legten wir einen Vormittags- und einen Nachmittagstermin fest. So behielten wir die Zeitverschiebung im Blick und sorgten dafür, dass unsere Kolleginnen und Kollegen zu einer menschenfreundlichen Uhrzeit den Vorträgen und Diskussionen lauschen konnten.  

Auf Nummer sicher 

Um die in Deutschland geltenden Hygienevorschriften einzuhalten, sollte die Tagung in einem Braunschweiger Hotel stattfinden, wo alle Sales-Mitarbeiter unseres Standorts Braunschweig mit dem gebotenen Abstand beisammen sein konnten. Vorab veranstalteten wir mehrere Test-Meetings. So stellten wir sicher, dass wirklich jeder Zugang zum digitalen Meeting-Raum findet, und erläuterten die wichtigsten Funktionalitäten von Microsoft Teams. Bereits am Vortag wurde mit Hilfe eines Dienstleisters das technische Equipment im Hotel aufgebaut. Am folgenden Tag stieg dann die Spannung: Wird die Technik einwandfrei funktionieren und werden alle Mitarbeiter teilnehmen können? Schaffen wir es trotz der räumlichen Trennung, einen Dialog entstehen zu lassen? Die Antwort lautet: Ja, alles ging gut. Um den Zuhörern genug Raum für Fragen und Diskussionen zu geben, wurde nach jedem Vortrag Zeit dafür eingeräumt. Diese Möglichkeit wurde dankbar angenommen. Nachdem die Vormittagsrunde mit den Teilnehmern aus dem asiatischen Raum abgeschlossen war, folgten am Nachmittag die Kollegen aus Europa, Afrika und Amerika. Die Inhalte waren dieselben, die Fragen und Diskussionen unterschieden sich aber erheblich. Der Grund dafür sind vor allem die unterschiedlichen Ansprüche der Märkte in den jeweiligen Regionen.  

Online-Tagung hat auch Vorteile  

Unsere Erfahrung aus dieser Tagung: Online-Videokonferenzen tragen dazu bei, Besprechungen effizienter zu gestalten. Sie sind mit geringem Aufwand möglich, da die Kollegen nicht aus allen Ecken der Welt nach Braunschweig anreisen müssen. Auch wird CO₂ eingespart, das die Flüge verursachen, und es gibt viel Potenzial, die Kosten zu senken. Selbstverständlich ist der Erfolg der Tagung davon abhängig, dass die virtuelle Lösung gut funktioniert. 

Zugriff überall und jederzeit 

Von Vorteil ist, dass wir alle Vorträge unserer digitalen Vertretertagung aufgezeichnet und in Microsoft Sharepoint intern zur Verfügung gestellt haben. Dadurch kann jederzeit und von jedem Ort der Welt auf die Aufnahmen zugegriffen werden. Gemeinsam mit den PowerPoint-Präsentationen entsteht eine multimediale Wissensdatenbank. 

Wir freuen uns auf echte Begegnungen 

Online-Konferenzen werden aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sein. Gerade in Zeiten von Reiseeinschränkungen bilden sie eine wichtige Basis, um mit Kollegen, Partnern und Kunden weltweit in Kontakt zu bleiben. Die Flexibilität ist hoch, die Kosten bleiben gering. Unsere nächste Vertretertagung wird wieder digital sein. Trotzdem freuen wir uns auf den Zeitpunkt, an dem wir uns wieder persönlich zum Gespräch und Austausch treffen dürfen.

Julius Kröger