Le congrès des agents BMA inaugure un nouveau format pour dialoguer

Notre équipe commerciale internationale se retrouve en ligne

En tant qu'entreprise opérant dans le monde entier, BMA a besoin du soutien de ses collaborateurs internationaux. Chaque année, un congrès est organisé sur plusieurs jours avec toute l'équipe commerciale afin d'entretenir cette bonne coopération. Cette fois encore, le réseautage a occupé le premier plan – même si cela s'est fait sous une autre forme. 

 

La pandémie a déjoué nos plans 

Ce congrès était inscrit dans notre calendrier en 2020 aussi. Les invitations avaient été envoyées, l'hôtel accueillant l'évènement avait été réservé et les sujets avaient été choisis – mais tous nos plans ont été chamboulés par la pandémie du coronavirus. Il a été rapidement clair que rien ne serait organisé sur place afin de protéger la santé de notre équipe. Mais nous ne voulions en aucun cas renoncer complètement à cet évènement important. Nous avons donc décidé d'organiser ce congrès en ligne. Microsoft Teams nous a servi de support. Cet outil a déjà permis à BMA de réaliser avec succès des webinaires et des formations en ligne avec des participants externes. Nous avons sans plus attendre choisi une matinée et un après-midi. Ainsi, nous avons tenu compte du décalage horaire et nous avons veillé à ce que nos collègues puissent suivre les conférences et les discussions à une heure conviviale. 

Sans courir de risque 

Afin de respecter les règles d'hygiène en vigueur en Allemagne, le congrès a dû avoir lieu dans un hôtel de Braunschweig pour permettre à tous les commerciaux de notre site de Braunschweig de se réunir tout en gardant leurs distances. Nous avons organisé au préalable plusieurs réunions à titre de test pour veiller à ce que tout le monde accède à l'espace de réunion numérique et expliquer les principales fonctionnalités de Microsoft Teams. L'équipement technique a été installé la veille à l'hôtel par un prestataire. La tension est ensuite montée d'un cran le lendemain : est-ce que la technique allait fonctionner sans problème et tous les collaborateurs allaient-ils pouvoir participer ? Allions-nous réussir à instaurer un dialogue malgré l'éloignement ? La réponse est oui, tout s'est bien passé. Du temps avait été réservé après chaque conférence pour laisser aux auditeurs l'occasion de poser des questions et de discuter. Cette possibilité a été très appréciée et utilisée. Une fois que le programme de la matinée destiné aux participants des régions asiatiques a été achevé, les collègues d'Europe, d'Afrique et d'Amérique ont pris la relève l'après-midi. Les contenus étaient identiques, mais les questions et les discussions ont été nettement différentes. Cela est surtout dû aux exigences différentes des marchés dans les régions concernées. 

Un congrès en ligne a aussi des avantages 

L'expérience que nous avons tiré de ce congrès est que les visioconférences contribuent à rendre les réunions plus efficaces. Leur mise en œuvre nécessite moins de moyens, puisque les collègues ne doivent pas venir des quatre coins du monde jusqu'à Braunschweig. On économise aussi le CO₂ émis par les vols et le potentiel de réduction des coûts est énorme. Bien entendu, la réussite du congrès dépend du bon fonctionnement de la solution virtuelle. 

Accéder partout et n'importe quand 

L'enregistrement de toutes les conférences du congrès numérique de nos agents et leur mise à disposition en interne dans Microsoft Sharepoint sont un atout. Il est ainsi possible d'accéder aux enregistrements à tout moment et depuis n'importe quel endroit du monde. Une base de connaissance multimédia a été créée en associant les présentations PowerPoint. 

Nous nous réjouissons de nous retrouver dans la vie réelle 

Il ne sera plus possible de se passer des conférences en ligne dans le travail quotidien moderne. En cas de restrictions aux déplacements, elles constituent une base importante pour rester en contact avec les collègues, les partenaires et les clients du monde entier. La flexibilité est élevée, les coûts restent faibles. Le prochain congrès de nos agents sera à nouveau numérique. Malgré tout, nous nous réjouissons déjà du moment où nous pourrons à nouveau nous retrouver pour discuter et pour échanger personnellement.

Julius Kröger