BMA Compliance Richtlinie

1. Unser Leitbild

Erkannt zu werden…

  • als das fortschrittlichste unabhängige Unternehmen für effiziente, innovative und hygienische Lösungen für die Zielgruppe in der internationalen Zuckerindustrie.

... als die weltweite Autorität ...

  • BMA hat das Wissen und die Erfahrung, in allen relevanten Marktsegmenten weltweit die Standards zu setzen und zu entwickeln.
  • BMA pflegt mit allen Geschäftspartnern, Forschungseinrichtungen und anderen Institutionen exzellente Beziehungen und investiert massiv in Entwicklung.
  • Grundlage ist die Qualität unserer internen und externen Prozesse.

... für Lösungen ...

  • Unser attraktives Angebot für Prozessabschnitte, Ausrüstungen, Automatisierung sowie technische, finanzielle und Management-Dienstleistungen schafft Vorteile für unsere Kunden.

... in der Zuckerindustrie.

  • Die Unternehmensgruppe bedient die internationalen Zucker-, Sweetener- und andere ausgewählte Nahrungsmittelindustrien.

2. Informationen zum Kodex

Wir haben ein Compliance-Programm eingeführt, das Sie dabei unterstützen soll, Ihre gesetzlichen, ethischen und regulatorischen Pflichten zu verstehen und zu erfüllen. Compliance geht uns alle an. Dieser Kodex ist Ausdruck unserer Grundwerte und unseres Geschäftsverständnisses. Er reflektiert unseren Umgang miteinander, mit unseren Kunden und mit unseren Geschäftspartnern. Im Wesentlichen definiert der Kodex die Grundsätze und bildet die Basis für unser Geschäftsverständnis. Der Kodex wird ergänzt durch weitere Richt- und Leitlinien, die als zusätzliche Orientierungshilfe für die im Kodex angesprochenen Themen dienen. Lesen Sie den Kodex sorgfältig und nutzen Sie ihn als Orientierungshilfe für Ihre tägliche Arbeit.

2.1 Bedenken melden und Rat einholen
Wenn Ihnen Verstöße gegen diesen Kodex oder geltendes Recht durch einen Mitarbeiter, eine Mitarbeiterin oder einen Dritten (beispielsweise ein Lieferant oder Händler) zur Kenntnis gelangt oder Sie den Verdacht haben, dass ein solcher Verstoß vorliegt, melden Sie die Angelegenheit bitte Ihrem/Ihrer Vorgesetzten, der Personalabteilung oder dem/der Compliance-Beauftragten. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie sich in einer solchen Situation verhalten sollten, können Sie Unterstützung bekommen. Wir bitten alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Bedenken frei zu äußern. Wenn Sie eine Angelegenheit in gutem Glauben melden, haben Sie keine negativen Folgen oder Repressalien zu befürchten. Sollte sich jemand an Repressalien gegen Sie beteiligen, nachdem Sie eine Angelegenheit in gutem Glauben gemeldet haben, hat er/sie mit disziplinarischen Maßnahmen zu rechnen.

2.2 Konsequenzen von unethischem oder rechtswidrigem Verhalten
Sollte sich herausstellen, dass einer/eine unserer Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen oder ein Geschäftspartner sich unethisch oder rechtswidrig verhalten hat, so werden wir die entsprechenden disziplinarischen Maßnahmen einleiten, bis hin zur fristlosen Kündigung des Arbeitsverhältnisses bzw. des Vertragsverhältnisses mit einem Geschäftspartner. Die Maßnahme ist dabei von der Art, Schwere und Häufigkeit des Verstoßes abhängig.

3. Unser Arbeitsplatz

3.1 Respektvoller Umgang mit allen

Wir behandeln alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als gleichwertig sowie mit Respekt und Anstand. Im Umgang mit Kolleginnen und Kollegen, Kunden, Lieferanten und Amtsträgern sollte Ihr Verhalten jederzeit fair und respektvoll sein. Wir dulden weder Belästigung, Mobbing oder Diskriminierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern noch jegliche Art von Gewalt bei BMA. Bitte wenden Sie sich mit allen Anliegen an Ihre/n Vorgesetzte/n oder die Personalabteilung. 

3.2 Sicherheit am Arbeitsplatz

Wir möchten Unfälle auf dem Weg zu und an unseren Arbeitsplätzen vermeiden. Zum Schutz Ihrer Gesundheit und der Umwelt haben wir entsprechende Schutzmaßnahmen eingeführt. Um unser Ziel, einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz zu schaffen, zu erreichen, ist es erforderlich, dass Sie die Sicherheitsregeln an Ihrem Arbeitsplatz jederzeit strikt einhalten.
Der Genuss von Alkohol sowie der Besitz und Gebrauch von illegalen Drogen oder kontrollierten Stoffen am Arbeitsplatz ist verboten, da diese Ihre Fähigkeit, Arbeiten auszuführen, beeinträchtigen können.

Antwort: Bitte wenden Sie sich an die Personalabteilung. Diese wird die Person, die die Entscheidung getroffen hat, zu ihren Gründen für die Auswahl eines anderen Kandidaten befragen

 

Antwort: Nein. Der Genuss von Alkohol sowie der Besitz und Gebrauch von illegalen Drogen oder kontrollierten Stoffen am Arbeitsplatz ist verboten, da diese Ihre Fähigkeit, Arbeiten auszuführen, beeinträchtigen können.

 

4. Unser Geschäftsverständnis

4.1 Einhalten von Gesetzen und Vorschriften
Wir halten uns an die Gesetze, Regelungen und Vorschriften der Länder, in denen wir aktiv sind. Wir erwarten auch von Ihnen, dass Sie bei der Erledigung Ihrer Aufgaben alle geltenden Gesetze, Regelungen und Vorschriften einhalten.

4.2 Korruptionsbekämpfung
Als multinationales Unternehmen unterliegt BMA der Antikorruptionsgesetzgebung vieler Gerichtsbarkeiten, beispielsweise dem US-amerikanischen Foreign Corrupt Practices Act oder dem deutschen Strafgesetzbuch.
Bei BMA wird keine Form der Korruption an keinem Ort der Welt geduldet, weder Korruption, an der Amtsträger oder Geschäftspartner beteiligt sind, noch Korruption beim An- und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen. Wir erwarten von Ihnen, dass Preis, Qualität und Service entscheidend für Ihre Unternehmensentscheidungen und in der Erledigung Ihrer Aufgaben sind.

Sie dürfen einem Amtsträger oder einer mit einem unserer Geschäftspartner verbundenen Person direkt oder indirekt über einen Dritten KEINE Sachwerte anbieten, zusagen, genehmigen oder geben, mit der Absicht, einen Entscheidungsprozess oder eine Handlung zu beeinflussen. Weiterhin dürfen Sie keine Sachwerte für sich selbst oder eine andere natürliche oder juristische Person fordern, annehmen oder die Annahme zusagen, wenn diese zur Beeinflussung Ihrer Unternehmensentscheidungen angeboten werden.

Wir können im Falle der Bestechung eines Amtsträgers oder eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin eines Kunden durch einen unserer Geschäftspartner, beispielsweise ein Joint-Venture-Partner oder Vermittler, haftbar gemacht werden, insbesondere, wenn jemand bei BMA Kenntnis von seinem Fehlverhalten hatte.


Wenn Sie einen begründeten Verdacht für ein solches Fehlverhalten haben, melden Sie dies bitte.

Sie dürfen KEINE Zahlungen an einen Amtsträger zur Beschleunigung behördlicher Vorgänge – auch Vorgänge, auf die BMA ein Anrecht hat (wie beispielsweise die Beantragung einer Genehmigung) – oder zur Beeinflussung eines Amtsträgers vornehmen.
Korruption geschieht oft im Verborgenen. Eine wirksame Maßnahme zur Korruptionsbekämpfung und zur Vermeidung des Anscheins von Korruption ist es, Geschäfte offen und transparent zu führen.

Antwort: Nein. Es besteht ein hohes Risiko, dass dieser Dritte die Provision für unzulässige Zahlungen verwenden könnte. Melden Sie die Angelegenheit umgehend an den/die Compliance-Beauftragte/n.

4.3 Geschenke und Einladungen
Für den Aufbau und die Pflege guter Geschäftsbeziehungen kann es legitim sein, einfache Geschenke und Einladungen anzunehmen oder zu machen. Sie sollten Geschenke und Einladungen jedoch nicht annehmen oder machen bzw. aussprechen, wenn Sie oder der/die Empfänger/in dadurch den Eindruck gewinnen könnte, es würde im Gegenzug etwas „geschuldet“. Als Indikator dient häufig die Frage, ob der/die Empfänger/in selbst die entsprechende Summe für ein Geschenk oder eine Einladung aufwenden würde. Als zweiter Indikator dient die Frage, ob das Angebot oder die Annahme des Geschenks oder der Einladung ein Grund für einen Artikel in einer (lokalen) Zeitung sein könnte. Sie dürfen keine Geschenke oder Einladungen im Verborgenen geben bzw. aussprechen oder annehmen. Berücksichtigen Sie auch stets die lokalen Gepflogenheiten und Kultur sowie den Lebensstandard vor Ort.

Ohne die vorherige schriftliche Genehmigung des/der Compliance-Beauftragten von BMA dürfen Sie Amtsträgern KEINE Geschenke oder Einladungen anbieten, selbst wenn es sich Ihrer Meinung nach um einen geringen Wert handelt. Denken Sie daran, dass in vielen Ländern der Staat Unternehmenseigentümer ist und Mitarbeiter und Führungskräfte somit Amtsträger sind.

4.4 Spenden
BMA begrüßt Spenden an wohltätige und gemeinnützige Einrichtungen. Jedoch sollten wir vermeiden, dass diese Spenden als Versuch gewertet werden könnten, Entscheidungen zu Gunsten der Geschäftsaktivitäten von BMA zu beeinflussen. BMA spendet nicht an politische oder religiöse Einrichtungen. Spenden und Zuwendungen erfordern stets eine vorherige Genehmigung. Alle Spenden und Zuwendungen sind offenzulegen. In allen Ländern gibt es Prozesse zur Überprüfung von geplanten Spenden.

4.5 Geldwäschebekämpfung
Ein Unternehmen, das Zahlungen aus kriminellen Handlungen wie beispielsweise Fälschung, Bestechung oder anderen Straftaten entgegennimmt, beteiligt sich damit möglicherweise (unbeabsichtigt) an Geldwäschegeschäften. Wenn Sie den Verdacht haben, dass ein Geschäftspartner von BMA möglicherweise an fragwürdigen Geschäftstätigkeiten beteiligt sein könnte, melden Sie dies bitte.

Antwort: Fragen Sie den Kunden, ob Sie die überschüssige Summe auf das Konto, von dem sie stammt, zurückbuchen können. Melden Sie die Angelegenheit außerdem umgehend an die Compliance-Abteilung.

Antwort: Nein. BMA spendet nicht an religiöse Einrichtungen. Lesen Sie bitte die entsprechende Richtlinie von BMA zu Spenden und politischen Zuwendungen.

4.6 Zollbestimmungen, Embargoregelungen und Handelssanktionen

Beim Export unserer Produkte in Länder außerhalb der Europäischen Union müssen wir die geltenden Zoll- und Exportkontrollbestimmungen beachten. Derzeit gibt es häufig Änderungen bei den Embargoregelungen und Handelssanktionen, daher sind Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen oder Privatpersonen in bestimmten Ländern unter Umständen nicht möglich. Wenn Ihnen bekannt ist oder Sie vermuten, dass für ein Unternehmen oder eine Privatperson, mit der wir in einer Geschäftsbeziehung stehen, möglicherweise ein Embargo oder Handelssanktionen gilt bzw. gelten, wenden Sie sich bitte umgehend an den/die Compliance-Beauftragte/n von BMA.

4.7 Verpflichtung zum fairen Wettbewerb
Wir tauschen mit Mitbewerbern keine sensiblen Daten aus, beispielsweise über Preisgestaltung und -bedingungen, Kunden oder Märkte, weder direkt noch indirekt. Es würde letztendlich unserem Unternehmen schaden, wenn Sie sich an solchen wettbewerbswidrigen Tätigkeiten beteiligen würden und entspricht auch nicht unseren Grundwerten. Besonders bei Verbandstreffen und Messen sollten Sie sich diesbezüglich in Acht nehmen.
Wir machen Erfindungen und vermarkten innovative Produkte sowie Dienstleistungen zu fairen Preisen. Wir behandeln unsere Lieferanten und Kunden mit Respekt und entsprechend den Regeln und Vorschriften zum fairen Wettbewerb, die ggf. auf die Vereinbarungen in einer Lieferkette anzuwenden sind. Unter keinen Umständen dulden wir den Diebstahl von Geschäftsgeheimnissen oder nichtöffentlichen Informationen zum Zweck der Erlangung eines Wettbewerbsvorteils.

4.8 Produktvorschriften und Werbung
Bezüglich der Qualität unserer Dienstleistungen und der Produkte, die wir an unsere Kunden liefern, streben wir nach Exzellenz. Es ist unser Ziel, unsere Produkte und Dienstleistungen pünktlich, perfekt und fehlerfrei auszuliefern. BMA entwickelt, produziert, vertreibt und installiert nur betriebssichere Produkte und Systeme.
Wir müssen unsere Produkte und Dienstleistung stets wahrheitsgemäß und genau beschreiben. Sie sind verpflichtet, wahrheitsgemäße und genaue Beschreibungen unserer Produkte und Dienstleistungen zu liefern und nur Aussagen zu machen, die sich mit entsprechenden Informationen belegen lassen.

Antwort: Nein. Zunächst müssen Sie herausfinden, ob für das Produkt Zoll- oder Exportkontrollbestimmungen gelten. Dazu wenden Sie sich an Ihre/n Vorgesetzte/n und den/die Compliance-Beauftragte/n. Besprechen Sie mit ihnen, ob Sie ein Produkt von BMA aus Deutschland ausführen dürfen, da in anderen Ländern sowohl Import- als auch Exportbestimmungen für das Produkt gelten könnten.

Antwort: Nein. Es besteht ein hohes Risiko, dass die Teilnahme an der Besprechung wettbewerbswidriges Verhalten zur Folge haben könnte. Lehnen Sie eine Teilnahme höflich ab und informieren Sie umgehend den/die Compliance-Beauftragte/n.

4.9 Umweltschutz
Es ist unser Ziel, die Umwelt möglichst wenig zu belasten und zu ihrem Schutz beizutragen. Wir überprüfen regelmäßig unsere Produkte und Prozesse hinsichtlich ihrer Energieeffizienz. Wir sorgen dafür, dass wir alle einschlägigen Gesetze und Vorschriften über die Abfallbeseitigung, Wiederverwertung und Kontaminationsfreiheit einhalten.

4.10 Genaue Bücher, Unterlagen und Abrechnungspraktiken
Alle Geschäftsunterlagen von BMA müssen genau und wahrheitsgemäß die Art und den Umfang aller Vorgänge und Ausgaben wiedergeben. Alle Rechnungen für Produkte und Dienstleistungen müssen wahrheitsgemäß, genau und vollständig sein. Das Reporting über Vermögenswerte, Schulden, Einkünfte und Ausgaben von BMA hat außerdem zeitnah und korrekt zu erfolgen. Wir setzen uns für die Aufrechterhaltung interner Rechnungslegungskontrollen zur Gewährleistung der Richtigkeit unserer Finanzaufzeichnungen und Buchführungsunterlagen ein.

4.11 Angemessene Reaktion auf Informationsanfragen
Wir reagieren angemessen auf alle staatlichen Audits, Überprüfungen und Untersuchungen. Bitten Sie bei Anfragen von einer staatlichen Stelle, die nicht in Ihren Verantwortungsbereich fallen, umgehend Ihre/n Vorgesetzten um Unterstützung.

4.12 Medien- und Presseanfragen
Eine offene und ehrliche Kommunikation bildet die Basis, um das Vertrauen unserer Kunden, Aktionäre und Anteilseigner aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Leiten Sie Anfragen von den Medien zu BMA-bezogenen Informationen an die Niederlassungsleitung weiter.

Antwort: Sie sollten die Interviewanfrage nicht annehmen. Notieren Sie sich die Kontaktdaten des Journalisten und leiten Sie sie an die Presseabteilung weiter. Diese wird sich um die Anfrage kümmern.

5. Persönliche Integrität

5.1 Interessenkonflikte
Wir respektieren die Privatsphäre unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und haben keinerlei Absicht, uns in Ihre privaten Belange einzumischen. Allerdings ist BMA dazu verpflichtet, Interessenkonflikte zu vermeiden, die entstehen können, wenn sich die persönlichen Interessen einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters (möglicherweise) nicht mit den Interessen von BMA vereinbaren lassen. Sorgen Sie dafür, dass Sie klar zwischen Ihren eigenen Interessen und den Interessen von BMA unterscheiden, um potenzielle Interessenkonflikte zu vermeiden. Es wird erwartet, dass Sie Ihre/n Vorgesetzte/n informieren, wenn ein persönliches Interesse Ihrerseits vorliegt, welches Ihre Unternehmensentscheidungen beeinflussen könnte.


Insbesondere dürfen Sie NICHT:

- für ein anderes Unternehmen oder eine Privatperson arbeiten, während Sie bei BMA beschäftigt sind, ohne vorherige schriftliche Genehmigung Ihres/Ihrer Vorgesetzten oder der Personalabteilung;

- Dienstleistungen oder Produkte anbieten, die den Dienstleistungen oder Produkten von BMA ähneln oder mit ihnen in Konkurrenz stehen;

- ein Familienmitglied, Ihren Ehe- oder Lebenspartner oder eine/n Bekannte/n direkt in Ihrer Abteilung oder in einer Stelle, die Ihnen unterstellt ist, beschäftigen. Es wird erwartet, dass Sie eine solche Beziehung offenlegen und sich nicht an der Einstellungsentscheidung beteiligen;

- ohne vorherige Genehmigung durch Ihre/n Vorgesetzte/n mehr als 1 % der Anteile am Grundkapital eines Kunden, Lieferanten, Zulieferers oder Mitbewerbers erwerben.

5.2 Persönliche Vorteilnahme durch Geschäftsaktivitäten

Alle unternehmerischen Gelegenheiten, die sich aus Ihrer Tätigkeit für BMA ergeben, gehören BMA. Sie dürfen daher nicht Eigentum oder Informationen von BMA oder Ihre Funktion bei BMA zu Ihrem persönlichen Nutzen oder Vorteil verwenden. Insbesondere dürfen Ihnen aus Ihrer Funktion bei BMA bei der Gründung eines Konkurrenzunternehmens oder der Beschäftigung bei einem Mitbewerber keine Vorteile entstehen.

Antwort: BMA dürfte Ihre Frau einstellen. Allerdings müsste diese Entscheidung von jemandem getroffen werden, der nicht in einem Interessenkonflikt steht, und die Qualifikationen Ihrer Frau beurteilen kann. Wenden Sie sich an Ihre/n Vorgesetzte/n und die Personalabteilung, um die richtige Vorgehensweise zu besprechen.

6. Schutz von Informationen

6.1 Schutz von BMA Vermögenswerten
Sie sind dazu verpflichtet, das Eigentum und die Vermögenswerte von BMA, beispielsweise Rechner, Telefone, Ausrüstung, Fahrzeuge oder Büromaterialien, zu schützen und dafür Sorge zu tragen, dass sie nicht missbräuchlich genutzt, verschwendet, beschädigt und gestohlen werden oder verloren gehen. Sie dürfen Dritten die Verwendung von BMA Eigentum nicht gestatten, es sei denn, Sie sind dazu befugt.

Antwort: Nein. Das wäre ein Fall von missbräuchlicher Nutzung des Eigentums von BMA zum Zwecke der persönlichen Bereicherung und ist daher verboten. Wenden Sie sich mit Fragen zur Nutzung der Vermögenswerte oder des Eigentums von BMA für Projekte, die nichts mit BMA zu tun haben, an Ihre/n Vorgesetzte/n oder die Personalabteilung, und bitten Sie sie um eine schriftliche Genehmigung.

6.2 Umgang mit vertraulichen Informationen und IT-Sicherheit
Alle Dokumente und Informationen über interne Abläufe bei BMA sind als vertrauliche Informationen zu behandeln. Vertrauliche Informationen sind beispielsweise alle nichtöffentlichen strategischen, finanziellen, technischen oder geschäftlichen Informationen über BMA sowie alle Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse von BMA Geschäftspartnern.

Lassen Sie im Umgang mit vertraulichen Informationen besondere Sorgfalt walten, besonders im öffentlichen Raum, beispielsweise in Zügen, Bussen, oder Flugzeugen, und sorgen Sie dafür, dass Ihr Rechner und andere elektronische Geräte vor unbefugter Nutzung, unbefugtem Zugriff und unbefugten Änderungen der Software geschützt sind.

Unsere IT-Abteilung hat hierzu Richtlinien erarbeitet und stellt Ihnen gerne zusätzliche Informationen zum Schutz Ihrer Nutzerkonten und Geräte zur Verfügung.

6.3 Datenschutz
Wir erheben, verarbeiten und nutzen die personenbezogenen Daten unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Kunden, Lieferanten und anderer betroffener Privatpersonen, soweit dies für Geschäfts- bzw. Beschäftigungszwecke erforderlich ist. BMA behandelt diese personenbezogenen Daten vertraulich und sorgt dafür, dass sie geschützt sind.

Antwort: Auf keinen Fall! Hierbei handelt es sich um sensible personenbezogene Informationen und diese Daten dürfen nicht im Rahmen von geschäftlichen Zwecken weitergegeben werden.

6.4 Soziale Medien
Heutzutage spielen die sozialen Medien eine wichtige Rolle und ihre Bedeutung wächst stetig. Bitte berücksichtigen Sie bei der Nutzung von sozialen Medien immer auch die Interessen von BMA. Lesen Sie zur Orientierung unsere Richtlinie für soziale Medien.

Antwort: Nein. Geben Sie keine Informationen über in der Entwicklung befindliche oder geheime Produkte von BMA über Ihr Profil in den sozialen Medien weiter. Wenden Sie sich in allen anderen Fällen an Ihre/n Vorgesetzte/n und bitten Sie ihn/sie um Rat.

7. Kontaktdaten und Beratung

7.1 Weitere Informationen und Kontaktpersonen
Wenden Sie sich umgehend an Ihre/n Vorgesetzte/n oder den/die Compliance-Beauftragte, wenn Sie Rat bei ethischen Fragen benötigen oder den Verdacht haben, dass ein Verstoß gegen diesen Compliance-Richtlinie oder geltendes Recht oder geltende Vorschriften vorliegt.

7.2 Compliance-Beauftragte
Xenia Tukuser
Legal Counsel
compliance@bma-de.com