Congreso de representantes de BMA: nuevo formato para el diálogo

Nuestro equipo de Ventas internacional se reúne online

Como empresa que actúa en todo el mundo, BMA depende del apoyo de sus empleados internacionales. Para asegurar una buena colaboración, todos los años se celebra un congreso de varios días con el equipo de Ventas al completo. En primer plano se encontraba también esta vez la interconexión, pero con otra forma. 

 

La pandemia interrumpe los planes 

En el año 2020 el congreso también se encontraba en la agenda. Las invitaciones se habían enviado, el hotel del congreso se había reservado, así como se habían fijado los temas, sin embargo, la pandemia de coronavirus trastocó todos los planes. Estuvo claro rápidamente: no habrá un evento presencial sobre el terreno para proteger la salud de nuestros empleados. No queríamos renunciar por completo a este importante evento de ninguna manera, por lo que decidimos celebrar el congreso online. Microsoft Teams sirvió como base. Con esta herramienta BMA ya había podido celebrar con éxito tanto seminarios web como cursos de formación online con participantes externos. Sin más demora programamos una sesión por la mañana y otro por la tarde. De esta forma teníamos bajo control la diferencia horaria y facilitábamos que nuestras compañeras y compañeros pudieran escuchar las ponencias y discusiones a una hora razonable.  

Yendo sobre seguro 

Para cumplir con las normativas de higiene vigentes en Alemania, el congreso debía celebrarse en un hotel de Braunschweig donde todos los empleados de Ventas de nuestra sede allí pudieran estar reunidos manteniendo la distancia requerida. Previamente celebramos varios encuentros de prueba. Así garantizábamos que todos tuvieran realmente acceso a la sala de reuniones digital y explicábamos las funcionalidades más importantes de Microsoft Teams. Ya el día anterior se instaló el equipamiento técnico en el hotel con ayuda de un proveedor de servicios. Al día siguiente creció el nerviosismo: ¿funcionará sin problemas la tecnología y podrán participar todos los empleados? ¿Conseguiremos propiciar un diálogo a pesar de la separación espacial? La respuesta es sí, todo salió bien. Para que los oyentes tuvieran suficiente espacio para preguntas y debates, se incluyó tiempo tras cada ponencia. Esta posibilidad tuvo muy buena acogida. Después de finalizar la sesión de la mañana con los participantes de la región asiática, por la tarde continuaron las compañeras y compañeros de Europa, África y América. Los contenidos eran los mismos, sin embargo, las preguntas y los debates diferían considerablemente. El motivo de ello son, sobre todo, las distintas exigencias de los mercados en las regiones respectivas.  

El congreso online también tiene ventajas  

Nuestra experiencia en este congreso: las videoconferencias online contribuyen a organizar las reuniones de forma más eficiente. Pueden realizarse con poco esfuerzo, ya que las compañeras y compañeros no tienen que viajar a Braunschweig desde todos los rincones del mundo. También se ahorra el CO₂ que producen los aviones y hay mucho potencial para reducir costos. Por supuesto, el éxito del congreso depende de que la solución virtual funcione bien. 

Acceso en cualquier momento y lugar 

Es una ventaja que hayamos grabado todas las ponencias de nuestro congreso de representantes digital y las hayamos puesto a disposición internamente en Microsoft Sharepoint. De esta forma puede accederse a las grabaciones en todo momento desde cualquier lugar del mundo. Junto con las presentaciones en PowerPoint, se crea una base de datos multimedia con todos los conocimientos. 

Esperando los encuentros reales 

Las conferencias online ya no pueden desvincularse de la rutina de trabajo moderna. Justo en estos tiempos de restricciones de movilidad constituyen una base importante para permanecer en contacto con compañeros, socios y clientes en todo el mundo. Gran flexibilidad por un bajo costo. Nuestro próximo congreso de representantes volverá a ser digital. No obstante, tenemos la esperanza puesta en el momento de poder volver a reunirnos personalmente para charlar e intercambiar conocimientos.